Блог

Домашний директор

Мода на удаленную работу докатилась до первых лиц компаний — директоров и управляющих собственников. Держать бизнес под контролем вполне можно и из дома: технических решений для этого придумано немало.

Глава группы компаний «ПАРД» Сергей Вихарев оттачивает искусство удаленного руководства бизнесом уже девять лет. Самое сложное, на его взгляд, — поддерживать в удаленном режиме неформализуемые бизнес-процессы: мы порой сами не осознаем, насколько полезны бывают для дела все эти замечания на ходу, мимолетное общение у офисного кулера, импровизированные «совещания» в курилке и т. д. Что до формализуемых бизнес-процессов, то они по большей части все давно автоматизированы с помощью специальных ИТ-решений, предусматривающих удаленный режим использования.
«Удаленность» руководителя вполне вписывается в общий мировой тренд. Согласно совместному исследованию компаний «Битрикс24» и J’son & Partners Consulting, к 2020 году каждый пятый человек будет трудиться удаленно.

Отдаем приказы

Главная рабочая «лошадка», с помощью которой руководитель может дистанционно выстраивать работу в компании, — это, разумеется, CRM-система: постановка задач сотрудникам, мониторинг выполнения, достижение результата. При этом в процессе работы начальник может изменять или дополнять задания, оставлять в виде комментариев сообщения с нужной информацией, советами, просьбами, похвалой или угрозами.

На рынке сейчас имеется множество готовых решений — «Битрикс24», «Мегаплан» и многие другие. Практически каждая коробочная CRM-система предоставляет руководителю необходимый инструментарий для удаленного выполнения управленческих задач.

Основатель сервиса объявлений Aiwona Алексей Федосеев для своего отдела разработки выбрал специализированную систему управления проектами — Trac. «В ней можно отслеживать ошибки в ПО, что нравится разработчикам, — говорит он. — Есть разделение проекта на этапы, контроль выполнения с таймлайном, тикеты и to-do-листы».

Давать поручения подчиненным можно с помощью обычной электронной почты или любого мессенджера, отправив задание в письме или сообщении. А вот проверить результат работы можно с помощью нехитрого бланка отчетности: для этого достаточно вменить сотрудникам в обязанности каждый день или в конце рабочей недели составлять письменный документ, фиксирующий все выполненные задачи. Исходя из отчетов, начальник легко составит «картину дня»: кто как трудился, какие поручения выполнил.

Если боссу важно видеть глаза сотрудника во время отчета о проделанной работе, можно организовать планерку по Skype или с помощью любой другой аналогичной программы. Режим видеоконференции позволяет подключить к разговору сразу несколько сотрудников. Таким образом, веб-планерка будет мало чем отличаться от традиционной, проводимой в переговорной.

Основатель компании PR Inc. Ольга Дашевская — большой поклонник Skype. Именно в этом сервисе она предпочитает давать поручения своим сотрудникам. В чате легко отследить, когда была поставлена задача и что ответил специалист. В офисе Дашевская появляется по понедельникам, чтобы провести планерки, все остальное ее рабочее время посвящено клиентам. Однако, по уверениям Ольги, летучки в офисе скоро канут в Лету: в планах предпринимательницы — превратить еженедельные совещания в веб-конференции по Skype.

Некоторые эксперты считают, что отсутствие руководителя в офисе чревато ослаблением коммуникаций в команде. В процессе живого общения легче прийти к компромиссам, решить возникшую проблему или просто поделиться знаниями. Потому некоторые руководители стараются быть максимально «на связи»: например, коммерческий директор ГК «ТендерПро» Геннадий Картышев использует сразу несколько инструментов для удаленного общения — Skype, Viber, WhatsApp, корпоративную IP-телефонию, CRM. «Очень важно для меня как руководителя, — объясняет Геннадий, — постоянно находиться с менеджерами на связи, чтобы понимать все, что происходит в их работе, в жизни».

Без надзора

Некоторым руководителям недостаточно проверять лишь конечный результат работы, они хотят быть уверены, что сотрудники каждую минуту заняты делом и не тратят напрасно драгоценное время. Технических решений для мнительных начальников сегодня на рынке масса.

Так, организовать тотальный контроль офиса можно с помощью программ учета рабочего времени. Одно из таких решений — CrocoTime. Программа позволяет отслеживать всю активность сотрудников за компьютером. Посещение развлекательных сайтов, социальных сетей и прочих непрофильных ресурсов программа будет помечать как пустую трату времени. А вот часы, проведенные в рабочих программах и приложениях, – как продуктивные. Таким образом, руководитель будет точно знать, что, к примеру, специалист Иванов треть рабочего дня провел на YouTube за просмотром роликов, а вот Сидоров – 80% времени усердно трудился и лишь ненадолго отвлекался от рабочих задач.

Подобный софт может снизить риск нецелевого использования времени. Для этого руководителю необходимо составить список программ и веб-ресурсов, необязательных для работы, и запретить их использование. Александр Бочкин, основатель компании Infomaximum (разработчик программы CrocoTime), испробовал собственное решение на своих сотрудниках. Он хотел максимально повысить производительность труда персонала, исключив постоянные отвлечения на развлекательные сайты и соцсети. Команде Infomaximum потребовалось некоторое время, чтобы привыкнуть к программе-шпиону, но, по уверениям Александра Бочкина, оно того стоило. В интервью Intelligent Enterprise основатель фирмы подтвердил эффективность метода: «На всех наших компьютерах стоят агенты CrocoTime. Эффект мы обычно наблюдаем на новых сотрудниках, так как «старички» команды стали идеологами контроля времени, они уверены в пользе контроля — и у нас практически нет нецелевой траты рабочего времени. А вот у новичков довольно часто отмечается длительная нецелевая активность в социальных сетях, на тематических развлекательных порталах. Обычно хватает одного замечания».

Сотрудник на месте

Сотрудники компаний грешат не только посещением развлекательных сайтов. Очень распространенная проблема — опоздания. Как правило, торопиться на работу специалистов подстегивает страх: «Вдруг шеф заметит, что я задержался, и влепит выговор?» Однако если начальника не будет на месте, не станут ли сотрудники превращать опоздания в традицию?
Тем более что опоздания заразительны и порождают множество проблем: срывы дедлайнов, снижение качества сервиса и, разумеется, убытки. В компании Workly, специализирующейся на системах учета рабочего времени, любят делать наглядные расчеты потерь: «Допустим, в компании работает 100 человек. Предположим, каждый сотрудник отсутствует на рабочем месте около 30 минут за рабочий день. При средней зарплате около 50 тысяч рублей минута рабочего времени сотрудника стоит для работодателя примерно 4,34 рубля. Это значит, что в месяц компания из-за опозданий потеряет около 315 тысяч, в год — до 4 миллионов».

Чтобы у сотрудников не возникало желания припоздниться, можно оборудовать входные двери терминалами учета рабочего времени. Каждый раз, когда сотрудник будет использовать «ключ» для попадания в офис или, напротив, ухода, информация с датой, временем и личностью специалиста будет записываться на сервере. В свою очередь, начальник сможет получить удаленный доступ к данным и тем самым контролировать посещаемость в отделе или компании. Подобных решений на рынке множество. Например, «СКАНКОД:Менеджер» или «БОСС Контроль». Ключом может служить карта-бейдж с RFID-меткой или магнитной полосой либо даже отпечаток пальца.

Руководителю достаточно каждое утро заходить в систему, чтобы в режиме реального времени узнавать, кто из сотрудников на месте, а кто опаздывает. Аналогичные действия можно совершать в обеденный перерыв и по окончании рабочего дня. Таким образом, ни один прогульщик не окажется безнаказанным.

В компании «БОСС Контроль» отмечают, что можно настроить систему «под себя». Например, руководитель может получать оповещения при каждом нарушении режима. «Можно получать уведомления при наличии отклонений, — объясняет Григорий Улькин, директор по развитию в компании «Биометрические технологии» (разработчик системы «БОСС Контроль»). — Например, если сотрудник должен был прийти на работу, но не пришел. При этом начальник будет иметь возможность за любое время увидеть отметки и фотографии конкретного сотрудника. По нашей статистике, контроль дает примерно 5-процентную экономию ФОТ».

Обстановка на местах

Часть руководителей считает, будто важно видеть обстановку в офисе собственными глазами. Через почту или мессенджеры невозможно понять, какова психологическая атмосфера в коллективе, насколько комфортно работается новичкам и многое другое. Отсутствие «глаз» может породить и воровство: сотрудники станут выносить из офиса канцелярские принадлежности, использовать оргтехнику не по назначению. В 2015 году Федерация Рестораторов и компания «Эксперт Разведка» подсчитали, что в 60% предприятий общепита работники крадут продукты. В клептомании был замечен каждый десятый работник кухни.

Как уследить за ситуацией в компании, если руководишь из дома? «Длительное отсутствие директора всегда вызывает расслабление у сотрудников, поэтому необходимо усилить в компании дисциплину, — полагает Никита Степнов, управляющий партнер коммуникационного агентства «Сообщение». — Если в фирме нет службы безопасности, которая возьмет на себя «осведомление» руководителя о назревающих проблемах, не помешает организовать и банальное удаленное видеонаблюдение».
Камеры в кабинетах, коридорах и курилках дадут руководителю исчерпывающую информацию о происходящем в офисе. В некоторых компаниях запись с видеокамер транслируется сразу на корпоративный сайт. Следить за работой специалистов в таком случае могут даже клиенты фирмы. Подобная практика встречается в сети автосервисов «Вилгуд» и международной сети пиццерий «Додо Пицца».

При желании начальник может даже подключиться к веб-камерам офисных компьютеров. Некоторые программы учета рабочего времени вроде Yaware.TimeTracker в произвольное время делают фотографии с «вебок». Таким образом, руководитель может увидеть, кто находился перед монитором в начале рабочего дня (а значит, явился в офис без опозданий), после обеда или вечером.

Директор — тоже человек

Начальник должен контролировать работу своих подчиненных. Но кто поможет руководителю настроиться на рабочий лад? Удаленные сотрудники, работающие из дома, сталкиваются с новыми для себя вызовами: расслабленная обстановка, домочадцы, домашние животные выбивают из графика.

Чаще всего сотрудникам, отказавшимся от офиса, рекомендуют выделить в квартире рабочую зону. Попадание в нее будет само собой настраивать на работу. Помимо этого, сосредоточиться помогут полезные программы и приложения. Например, мобильное ПО Forest отучит начальника ежеминутно хватать телефон и отслеживать новые оповещения. После запуска софта на экране смартфона появится заставка с ростком. Если не использовать «трубку», на дисплее «вырастет» огромное дерево. Подобные программы в игровой форме заставляют пользователей гаджетов отказываться на некоторое время от их применения.

Тайм-трекеры наподобие RescueTime и Toggl фиксируют всю компьютерную активность, а затем предоставляют информацию в виде наглядной инфографики. Для многих «удаленщиков» становится открытием статистика, из которой видно, что за 8 часов работы у них бывает по несколько десятков «перерывов на Facebook». Как правило, пользователи тайм-трекеров учитывают свои ошибки и стараются реже отвлекаться.

Впрочем, умышленно заблокировать социальные сети и развлекательные ресурсы также возможно. Есть специализированные приложения, такие как Simple Blocker, способные на время работы прикрыть доступ к нецелевым сайтам.

«Отвлечения» могут оказать и благотворное влияние на начальника. «Работая удаленно, можно перезагрузиться, отвлечься, уйти от обыденной атмосферы: это полезно для расширения кругозора, — делится опытом Михаил Умаров, генеральный директор агентства интегрированных коммуникаций Comunica. — Лично для меня есть и еще один важный плюс: находясь вдали от рутины, ты видишь всю картинку, уходишь от слишком мелких деталей — а значит, концентрируешься на главном».

Современные технологии позволяют выполнять десятки различных дел, не отходя от компьютера. При этом не имеет значения, где ПК стоит — в кабинете или дома. Никита Степнов из агентства «Сообщение» считает, что перевести на удаленный режим можно даже фискальные функции начальника: «Подпись договоров и отчетных документов, появление в банке, ФНС и фондах можно осуществлять удаленно. Для этого потребуется либо наладить курьерскую доставку документов, либо оставить в офисе печать и запастись набором доверенностей, позволяющих сотрудникам подписывать необходимые договоры и акты. А с налоговыми органами лучше всего перейти на электронный документооборот». При этом Никита предостерегает: не нужно доверять кому-то управление расчетным счетом, а также выдавать доверенности со слишком широкими полномочиями.

Некоторые эксперты советуют нанимать в компанию технического специалиста: в таком случае руководитель будет уверен, что связь не оборвется внезапно, а программы будут работать без сбоев. «Компании нужно иметь проверенного управляющего: он должен контролировать технические процессы, пока руководитель отсутствует», — уверен Алексей Кравцов, председатель Арбитражного третейского суда Москвы и президент Союза третейских судов.

Какой бы удобной ни казалась удаленная работа, тем не менее не стоит полностью забывать дорогу в родной офис. Навещать подчиненных время от времени просто необходимо. Сколь бы прогрессивными ни были технические инструменты для управления, они не заменят личной встречи, беседы с глазу на глаз или живого выступления перед командой.

В компании SendPulse, располагающейся в Москве, несколько акционеров и топ-менеджеров находятся на другом континенте — в США. Расстояние в тысячи километров не мешает им находить время и возможности для посещения офиса. «Личные встречи топ-менеджеров с линейными сотрудниками, безусловно, нужны и полезны, это не требует доказательств, — объясняет Константин Макаров, генеральный директор SendPulse. — Для большей эффективности стоит комбинировать в одну поездку несколько рандеву. Это сокращает расходы и упрощает логистику. Если руководство приезжает в офис, есть смысл организовывать мини-корпоративы для тимбилдинга. Сотрудникам нравится ощущать себя частью большой команды, общаться с акционерами, которые бывают в офисе не каждый день».

Удаленная работа имеет массу преимуществ; не удивительно, что руководителям нравится «верховодить» компанией из дома. Богатый ассортимент технологических инструментов для управления позволяет настроить полноценный рабочий процесс начальника, но без личного присутствия в офисе. Единственное, о чем стоит помнить удаленному боссу, — что визиты в компанию, пускай даже редкие, необходимы: они укрепят дисциплину и поддержат доверительные отношения с подчиненными.

0